Arkivplan for Eidsvoll kommune er under utarbeidelse.

For mer informasjon om arkivplan for Eidsvoll kommune ta kontakt med:

Fagleder arkiv 66 10 70 16

Formålet med arkivplanen til Eidsvoll kommune

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Eidsvoll kommune.
Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinene.
Arkivplanen skal bidra til at Eidsvoll kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Rådmannen har arkivansvaret

Fagleder ved post- og dokumentsenter har det daglige ansvaret for arkivtjenestene (sakarkiv).
Alle ansatte i Eidsvoll kommune som kommer daglig i kontakt med arkiv- og dokumentforvaltning oppfordres til å sette seg godt inn i og følge retningslinjene i denne arkivplanen.

Utarbeidelse og oppdatering av arkivplanen

I følge arkivforskriften § 2-2 er det enkelte organ pålagt å ha en ajourført arkivplan til enhver tid. Dette kommer dermed inn under arkivansvaret i organet, som på overordnet nivå tilligger toppledelsen, dvs rådmannen. Organets ledelse må med andre ord sørge for at organet har en arkivplan som oppfyller kravene, men det gis ingen bestemmelser om utarbeidelse av planen. Vesentlige deler av innholdet i en arkivplan må produseres i det enkelte organ. Dette gjelder for eksempel alle oversikter over det materiale man har, hvordan det er organisert og hvor det er oppstilt. Det gjelder også utformingen av interne rutiner. Slike oppgaver vil naturlig tilligge arkivleder, eventuelt den arkivleder delegerer slike oppgaver til. De arkivplaner som er gått ut av bruk, skal arkiveres.

Arkivplanen skal revideres ved grunnleggende endringer for arkivet, og uansett hvert 4. år. Vedlegg til arkivplanen oppdateres av arkivleder forløpende.

Arkivrutiner for fagsystemer utenom ePhorte utarbeides av fagsystemansvarlig og godkjennes av avdelingsleder.

Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som arkivplanen inneholder.

I offentlig forvaltning har Riksarkivaren et naturlig ansvar for å få utarbeidet maler og veiledninger for arkivplaner. Arbeidet bør fortrinnsvis skje i samarbeid med representanter for en del arkivskapende organer.

 Elektronisk arkivplan

Eidsvoll kommune gikk til anskaffelse av elektronisk arkivplan den 1.2.2013. Dette verktøyet er med å bedre oversikten og oppdateringene som skjer i arkivplanen. (det er full Versjonkontroll i arkivplanen).

Arkivplan.no er en tjeneste levert av selskapet Arkivplan.no AS. Tjenesten er utviklet i tett samarbeid med de Kommunalearkivinstituasjonene. Utviklingsprosjektet har vært støttet av ABM-Utvikling. Bakgrunnen for prosjektet Arkivplan.no er at overgangen til elektronisk saksbehandling øker behovet for en arkivplan som blir brukt, og som til enhver tid er oppdatert.

Tekniske data

Arkivplan.no er en webbasert applikasjon der all redigering og publisering av innhold gjøres over Internett. Applikasjonen bygger på publiseringsverktøyet eZ Publish som er et av de aller mest robuste publiseringsverktøyene på markedet.

Dette sikrer:

• Relasjonslagret sentralisert informasjon.
• Tilgang "over alt".
• Tilgangskontroll på brukernivå.
• Enkel spredning av tilgang.
• Enkel integrasjon mot andre systemer.
• Knytning mot nettsider/intranet.

Teknisk drift

Arkivplan.no driftes på egne servere i egen serverpark. Dette sikrer høy oppetid og god linjekapasitet. Dette sparer også IT-avdelingen i den respektive kommune eller statlig etat for arbeid. Alt som behoves er at arkivansvarlige får brukernavn og passord til sitt område på arkivplan.no serveren.

Integrasjon mot etatens Intranett

Det vil i mange tilfeller være interessant å linke presentasjonen av arkivplanen til etatens Intranett. Dette lar seg gjøre på flere måter:

1. Enkel: URL-linker på Intranettsidene til etatens område på arkivplan.no
2. Avansert: XML-feed fra etatens område på arkivplan.no til etatens intranett.

 Nina Haugen

Fagleder arkiv

 20.2.2013