23 Arkivserier (bestandsoversikt)

Enkeltarkivene vil være delt inn i arkivserier. De vanlige arkivseriene er møtebøker, kopibøker, postjournal, sakarkiv og spesialarkiv.

Møtebøker inneholder referat fra møtene i styrer, råd og utvalg. Referatene må være utformet slik at de inneholder den informasjonen som trengs for å tolke vedtakene som er gjort. En bør derfor referere saksframstilling, anbefalinger og vedtak i hver enkelt sak. Når det blir vist til saksvedlegg i teksten, skal disse enten refereres eller tas med som vedlegg i møteboka. Møtebøker skal bindes inn i passende enheter. Disse må bestå av originaler med originale underskrifter. Sidene i møtebøkene skal pagineres.

Kopibøker er en kronologisk samling gjenparter av brev som er sendt fra en arkivskaper. Alle arkivskapere skal ha kopibok, jf arkivforskriften § 3-9. Administrasjoner som behandler konfidensielle saker, bør ha to kopibokserier, en for offentlige saker og en for ikke-offentlige saker. Kopiboken betegnes som et kronologisk register over utgående saksdokumenter (som ikke er u.off.). Om ønskelig kan man også ta med egenproduserte vedlegg i kopiboken. Kopier av saker som er stemplet unntatt offentlighet samles i egne kopibøker. Dette utgikk for dokumenter produsert etter 6.6.06 jf forskrift til arkivloven og fullelektronisk arkiv.

Postjournalen registrerer inn- og utgående korrespondanse hos en arkivskaper. I kommunen finnes både IKT-baserte og manuelle journaler. Når det gjelder krav til journalen og rutiner for føringen viser vi til egen instruks for journalføring.

Saksarkivet inneholder saker som er ordnet etter kommunens arkivnøkkel. Saksarkiveringen i kommunen skjer etter et felles saksarkiv, med unntak av skoler, barnehager og institusjoner. Saksarkivet skal deles i perioder på fire år.

Spesialarkiv inneholder saksdokument som er ordnet etter andre system enn arkivnøkkelen (som regel objektreferanse, f.eks. fødselsdato, navn, eller gårds- og bruksnummer). Spesialserier som inneholder sensitive opplysninger er konsesjonspliktige personregistre og en skal derfor ha konsesjon fra Datatilsynet for å oppbevare disse. Konsesjonene inneholder regler for innhold, bruk og oppbevaring av personregistre. Etter innføring av Personopplysningsloven 1.1.2001 ble det også et krav om at behandlinger av personopplysninger er meldepliktig til Datatilsynet med visse unntak i forskriften til loven. Dvs at kommunen også må sørge for å melde inn på fastlagt skjema visse typer behandlinger. Konsesjoner og meldinger fra Datatilsynet som kommunen innehar ligger som vedlegg til denne arkivplanen.

Arkivserieplan for alle arkivseriene i Eidsvoll rådhus skal til enhver tid være ajour. Dette er et register over arkivseriene som inngår i dagligarkivet til de ulike arkivskaperne, og hvilke bestemmelser som er knyttet til hver serie. Det skal inneholde opplysninger om organ/virksomhet, arkivserie, ansvar, innhold, ordningsmåte, periode, oppbevaring, omfang, overføring og kassasjon. Arkivserieplanen bør inneholde oversikt over seriene i bortsettingsarkivene.