Arkivdokumenter på papir finnes normalt kun i ett eksemplar. Det er derfor viktig at man til enhver tid har oversikt over hvor de enkelte saker og dokumenter befinner seg, og at de ikke utsettes for risiko for å bli skadet eller gå tapt.

• Ingen saker eller dokumenter fjernes fra fjernarkivet uten at det er markert med utlånskort i arkivet, jf arkivforskriften § 3-10. Utlånskort fylles ut med dato, saksnummer og initialer og erstatter saken fysisk i arkivet. Ved retur fjernes utlånskortet av medarbeidere ved dokumentsenteret. Fra 18. september 2006 arkiveres kun elektronisk.
• Hele saksmapper lånes ut, ikke enkeltdokumenter.
• Arkivdokumenter skal ikke benyttes til intern sirkulasjon for informasjonsformål (elektronisk kopi er tilgjengelig i de fleste tilfeller, eventuelt papirkopi)
• Det er saksbehandler som er ansvarlig for at sakens dokumenter holdes samlet og at utlånt materiale leveres tilbake til dokumentsenteret i samme orden som den forlot arkivet.
• Dokumentasjon fra arkivet skal ikke lånes ut for eksternt bruk med mindre spesielle hensyn gjør det nødvendig (dvs ikke ta med hjem osv)
• Originalt materiale kan ikke lånes ut fra virksomheten til eksterne brukere, unntatt i helt spesielle tilfeller. I slike tilfeller skal en være garantert sikre og betryggende oppbevaringsforhold i tråd med lovverkets bestemmelser. Utlånet skal registreres og all forsendelse skal sendes rekommandert med Posten.
• Det er hver enkelt saksbehandler som avgjør om opplysninger om dokumenter kan gis ut (til pressen og lignende.)
• I dag er det aller meste av papirarkiver deponert og vi må be om kopi av dokumenter fra depoet. det vil si at vi ikke lenger trenger utlånskort og gjøre det som står skrevet over.

Henvendelser

Adgangen er regulert av offentlighetsloven og forvaltningslovens bestemmelser. Dokumentsenteret skal betjene arkivet og på forespørsel hjelpe publikum med å finne de nødvendige dokumenter og opplysninger dersom disse er tilgjengelige for vedkommende.

Publikum

Forholdene skal legges til rette for at allmennheten kan bruke arkivmaterialet i henhold til lover og forskrifter. Brukerne må gjøres kjent med reglene for utlån. Publikum som bruker materialet, skal underskrive taushetserklæring, kvittere for utlevert materiale og skal anvises plass under oppsyn.

Det er flere lover som styrer offentlighetens tilgang til materialet; offentlighetslovens krav om innsyn i offentlige saksdokumenter, forvaltningslovens regler om partsinnsyn, personopplysningslovens bestemmelser om innsyn i personregistre, de ulike særlovenes innsynsbestemmelser mm. Disse bestemmelsene om innsynsrettigheter må vurderes opp mot hensynet til personvern og unntak fra offentlighet som finnes i offentlighetsloven, sikkerhets- og beskyttelsesinstruksen og i alle særlovene. Samtidig må en ta hensyn til prinsippet om meroffentlighet og ulike nedgraderingsregler. Det er flere bestemmelser om når materiale unntatt offentlighet kan stilles til disposisjon for allmennheten (nedgradert) – for eksempel etter forvaltningsloven 60 år, etter sikkerhets- og beskyttelsesinstruksen 30 år.

Instruks for postbehandling følger forskriftene i arkivforskriften, §§ 3-1 – 3-8, og gjelder for alle virksomheter i kommuneadministrasjonen som tar i mot eller sender ut post.

Inngående post skal leveres til dokumentsenteret, som er ansvarlig for postbehandling av all post. 

Personlig adressert post, dvs når personnavn er nevnt før navnet til den kommunale enheten, skal leveres uåpnet til rette vedkommende. Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være til organet, skal straks levere denne til dokumentsenteret for registrering. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks og elektronisk post. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av dokumentsenteret.

Dersom saksbehandler mottar brev som skal journalføres må dette umiddelbart leveres til dokumentsenteret for journalføring.

Posten skal åpnes av dokumentsenteret. Etter at posten er åpnet, skal den deles i ikke arkivverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Klientpost skilles ut og legges i respektive enheters posthylle for registrering i fagsystemene.

Som arkivverdig post stilles følgende krav: Det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven, det må være gjenstand for saksbehandling samt ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring.

Som ikke-arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post.

Regninger, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap og ansatte skal gå direkte til vedkommende enhet uten journalføring.

I arkivfaglige saker er saksbehandlerne underordnet arkivleder og eventuelt arkivansvarlig i egen avdeling.

Utgangspunktet er at elektronisk post skal betraktes som ordinære brev og skal sikres korrekt behandling i samsvar med det offentlige regelverkets bestemmelser om håndtering av saksdokumenter, jf arkivforskriften § 3-2.

Dagens e-post gjennomgås fortløpende. Her vurderes det om e-posten er et saksdokument for kommunen som skal journalføres i sak/arkivsystemet eller videresendes til saksbehandler.

Merk at e-post kan være saksdokument for kommunen selv om personlige og private kommentarer er blandet inn i teksten.