Arkivdokumenter på papir finnes normalt kun i ett eksemplar. Det er derfor viktig at man til enhver tid har oversikt over hvor de enkelte saker og dokumenter befinner seg, og at de ikke utsettes for risiko for å bli skadet eller gå tapt.

• Ingen saker eller dokumenter fjernes fra arkivet uten at det er markert med utlånskort i arkivet, jf arkivforskriften § 3-10. Utlånskort fylles ut med dato, saksnummer og initialer og erstatter saken fysisk i arkivet. Ved retur fjernes utlånskortet av medarbeidere ved dokumentsenteret. Det skal om mulig unngås utlån da de de fleste dokumenter allerede ligger elektronisk lagret.
• Hele saksmapper lånes ut, ikke enkeltdokumenter.
• Arkivdokumenter skal ikke benyttes til intern sirkulasjon for informasjonsformål (elektronisk kopi er tilgjengelig i de fleste tilfeller, eventuelt papirkopi)
• Det er saksbehandler som er ansvarlig for at sakens dokumenter holdes samlet og at utlånt materiale leveres tilbake til dokumentsenteret i samme orden som den forlot arkivet.
• Dokumentasjon fra arkivet skal ikke lånes ut for eksternt bruk med mindre spesielle hensyn gjør det nødvendig (dvs ikke ta med hjem osv)
• Originalt materiale kan ikke lånes ut fra virksomheten til eksterne brukere, unntatt i helt spesielle tilfeller. I slike tilfeller skal en være garantert sikre og betryggende oppbevaringsforhold i tråd med lovverkets bestemmelser. Utlånet skal registreres og all forsendelse skal sendes rekommandert med Posten.
• Det er hver enkelt saksbehandler som avgjør om opplysninger om dokumenter kan gis ut (til pressen og lignende.)

Innsyn i offentlig journal

Kommunen gir innsyn i postjournal etter reglene i offentlighetsloven § 13 For sak-/ arkivsystemet skal det daglig lages en offentlig journal, som omfatter all korrespondanse til og fra kommuneadministrasjonen, med unntak av de opplysninger som er unntatt fra offentlig innsyn. Før den offentlige journalen blir lagt ut i elektronisk versjon, eller levert ut, skal dokumentsenteret kontrollere spesielt at ingen opplysninger underlagt taushetsplikt blir gjort tilgjengelige.

Henvendelser

Adgangen er regulert av offentlighetsloven og forvaltningslovens bestemmelser. Dokumentsenteret skal betjene arkivet og på forespørsel hjelpe publikum med å finne de nødvendige dokumenter og opplysninger dersom disse er tilgjengelige for vedkommende.

Publikum

Forholdene skal legges til rette for at allmennheten kan bruke arkivmaterialet i henhold til lover og forskrifter. Brukerne må gjøres kjent med reglene for utlån. Publikum som bruker materialet, skal underskrive taushetserklæring, kvittere for utlevert materiale og skal anvises plass under oppsyn.

Det er flere lover som styrer offentlighetens tilgang til materialet; offentlighetslovens krav om innsyn i offentlige saksdokumenter, forvaltningslovens regler om partsinnsyn, personopplysningslovens bestemmelser om innsyn i personregistre, de ulike særlovenes innsynsbestemmelser mm. Disse bestemmelsene om innsynsrettigheter må vurderes opp mot hensynet til personvern og unntak fra offentlighet som finnes i offentlighetsloven, sikkerhets- og beskyttelsesinstruksen og i alle særlovene. Samtidig må en ta hensyn til prinsippet om meroffentlighet og ulike nedgraderingsregler. Det er flere bestemmelser om når materiale unntatt offentlighet kan stilles til disposisjon for allmennheten (nedgradert) – for eksempel etter forvaltningsloven 60 år, etter sikkerhets- og beskyttelsesinstruksen 30 år.

Instruks for postbehandling følger forskriftene i arkivforskriften, §§ 3-1 – 3-8, og gjelder for alle virksomheter i kommuneadministrasjonen som tar i mot eller sender ut post.

.