Veiledende instruks fagleder arkiv

Instruksen gjelder for alle som jobber på dokumentsenteret og som jobber i sak/arkivsystemet.

Alle som jobber i dokumentsenteret i Eidsvoll kommune ligger under fra 01.01.2024 HR og organisasjon som igjen ligger under kommunedirektørens ledergruppe.
Konsulentene i dokumentsenteret er faglig underlagt fagleder arkiv og skal rapportere til Fagleder arkiv.

Ansvar

• Fagleder arkiv og én konsulent har det administrative ansvaret for brukerrettigheter og vedlikehold i sak/arkivsystemet.
• Dokumentsenteret har et operativt faglig ansvar for dokumentsenterets samlede arkivtjeneste.
• Dokumentsenteret har det daglige ansvar for den samlede arkivtjenesten deer den tjenestegjør.
• Dokumentsenteret er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert.
• Dokumentsenteret skal påse at arkivarbeidet i de ulike virksomheter innenfor avdelinger følger gjeldende lover og bestemmelser, og at arbeidsoppgavene utføres på rasjonell og effektiv måte slik at brukerne/innbyggere får den service og de tjenestene de har krav på.
• Dokumentsenteret er ansvarlig for at andre som også arbeider med arkiv og eventuelle underlagte ytre virksomheter, får den nødvendige veiledning og oppfølging for å kunne utføre arkivarbeidet på en forsvarlig måte.

Arbeidsoppgaver i dokumentsenteret konsulenter.

• Skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
• Skal utføre registrering, arkivbegrensning og kassasjon i tråd med retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
• Skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all dokumentasjon.
• Skal utføre arkivlegging i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
• Skal sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
• Skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
• Skal utføre arkivarbeid i tråd med gjeldende arkivplan
• Skal bidra til tilpassing av arkivrutiner i henhold til regelverket innenfor sitt ansvarsområde.
• Skal sørge for at arkivutstyr og rekvisita er hensiktsmessig og følger gjeldende krav og standardiseringsbestemmelser.
• Skal gi informasjon til saksbehandlere om gjeldende arkivrutiner.
• Vedlikeholder og oppretter prosedyrer i et kvalitetssystem. Her ligger også en prosedyrer for registrering og arkivering dersom systemet er ute av drift.

Roller i sak/arkivsystemet

• Arkivansvarlig har alle rettigheter i sak/arkivsystemet
• Arkivpersonalet har skanne rettigheter til sine saker
• Leder har rettigheter til å tilgangstyre og fordele saker i sin avdeling
• Saksbehandler har tilgang til egne saker
• Utvalgssekretær har tilgang til alt i Møte appen og har også tilgang til alle saksframlegg.
• System administrator har alle rettigheter til å styre administrasjon

Rutine – dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur

Alle utgående dokumenter fra sak/arkivsystemet i Eidsvoll kommune har elektronisk signatur/er elektronisk godkjent når dokumentet sendes via SvarUt. SvarUt er en komponent som er koblet til sak/arkivsystemet til kommunen og er et effektivt verktøy for å sende utgående post, digitalt eller som brevpost, til innbyggere og organisasjoner.

Det vises i loggen til sak/arkivsystemet hvem som har godkjent dokumentene. Behandlingen i systemet loggføres og man ser hvem som har gjort hvilke endringer.

Bruk av elektronisk signatur gjøres i henhold til lover og forskrifter, blant annet eForvaltningsforskriften og lov om elektroniske tjenester.

Rutinebeskrivelse for dokumenter som sendes til signering:

eSignerimg

I sakarkivsystemet kan man sende utgående dokumenter til eSignering hos mottaker. Dette gjelder både utgående brev, arbeidsavtaler som skal signeres, kontrakter på SFO-plass, politiske møteprotokoller etc.

Websak eSignering er en egen plugin i Websak sakarkivsystem som gir brukeren mulighet til å sende dokumenter til Difi sin signeringskomponent. Man må ha fødselsnummer eller organisasjonsnummer og navn til mottaker(e) som skal signere dokumentet.

Ved utsending av dokument for signering kan man fastsette tidsramme for signeringsoppdraget, hvordan identifikator som skal brukes (kun navn, eller navn og f.dato eller navn og f.nummer), hvordan oppdraget skal varsles og hvilken signaturtype og sikkerhetsnivå dokumentet skal sendes under. 

Posten Norge AS utfører varsling av mottaker(e) og står for selve prosessen som mottaker går igjennom for å signere dokumentet.

Inngående signerte dokumenter

Signerte dokumenter som returneres og arkiveres automatisk i saken signeringsoppdraget ble sendt ut ifra, dokumentet vil ha status M slik at arkivtjenesten kan kvalitetssikre og journalføre dokumentet. Dokumentet vil inneholde informasjon om signeringen, samt det opprinnelige dokumentet og xml-filer som inneholder metadata om forsendelsen og signeringsoppdraget.

Bekreftelser på eSignering må unntas offentlighet.

Elektroniske skjema - Acos Interact skjemadesigner

Skjemaer som skal ha elektronisk signatur, må ha følgende:

1. Man må hake av «Signering» under Egenskaper på skjemaet
2. Man må kreve pålogging med ID-porten på skjemaet
3. Skjemaet må publiseres eksternt

Skjema som signeres elektronisk sendes til Acos Mottak for journalføring.

Det er mulighet for å aktivere signering av innsendte digitale skjema der det krever signatur fra innsender. 

Skjemaene blir arkivert i Websak. Ørland kommune bruker Id-porten og Postens signeringstjeneste. Leverandør har utviklet/installert løsningen.

Manuell signering (håndskrevet)

Papirdokumenter som manuelt er signert skal skannes og importeres til sakarkivsystemet, til tilhørende sak. 

Utvalgte dokumenter som krever manuell signering kan være:

Tinglyste dokumenter - Kartverket stiller som hovedregel krav til manuell/original signatur jf. tinglysingslovens § 6 med forskrifter (lovdata.no).