Kommunen har benyttet ett felles edb-basert sak-/ arkivsystem, ePhorte, til journalføring, administrativ og politisk saksbehandling i kommuneadministrasjonen og arkivering. Saksdokumenter blir arkivert elektronisk. ePhorte fra Evry ble 29.1.2001 godkjent av Riksarkivaren som Noark-4 godkjent system med elektronisk arkiv.
Dette systemet ble avsluttet 27.10.2020 og erstattet av Acos Websak 30.10.2020.

Kommunen bruker også spesielle edb-baserte fagsystemer til saksbehandling på visse fagområder, for eksempel innenfor helse- og sosialsektoren. Disse fagsystemene skal ha programvare for journalføring som tilfredsstiller kravene til journalinnhold. Saksdokumenter som blir behandlet eller produsert av disse systemene skal bevares på papir, jf arkivforskriften § 2-14, første ledd.

Arkivmateriale blir skapt som ledd i virksomhetens drift. I denne funksjonen som virksomhetens informasjonsvaktmester, kunnskapsbank, dokumentlager og hukommelse, ligger dokumentsenterets primære oppgaver. Arkivarbeid er informasjonsbehandling, og slagordene innen såkalte "informasjonsmiljøer" kan godt overføres som overordnede retningslinjer for arkivtjenesten:

Rett informasjon – rett omfang – rett person – rett tid – rett kostnad

Bevaringsoppgavene er også viktige, og det blir ofte fremhevet at arkivene skal sikre dokumentasjon av organets saksbehandling, disposisjoner og vedtak, enten det er tatt ut fra organisatoriske og privatrettslige behov eller for ettertidens kunnskap og forskningens behov. Både for den enkelte, for lokalsamfunnet og for forskningen er dokumentasjonsverdien i arkivene av stor betydning. Arkivene er en del av vår kulturarv.

Det er således et overordnet mål at arkivtjenesten skal sikre dokumentasjon av:

• den politiske og administrative beslutningsprosessen i virksomheten
• utført saksbehandling som grunnlag for kompetanseoverføring og likebehandling
• virksomhetens juridiske og økonomiske interesser og forpliktelser
• enkeltpersoners juridiske rettigheter og saker av betydning for den enkeltes rettigheter og interesser
• virksomhetens historie
• betydning for forskning om sosiale, politiske, økonomiske og kulturelle forhold knyttet til virksomheten og dens oppgaver

I det internasjonale etiske regelverket for arkivarbeid, er det også skissert en del arbeidsoppgaver som arkivmedarbeidere skal ivareta ut fra et yrkesetisk perspektiv. (Yrkesetiske retningslinjer for arkivarer. Rapporter og retningslinjer 1. Riksarkivaren 1998). Det dreier seg bl.a. om å

• opprettholde integriteten i arkivmaterialet, slik at det forblir en pålitelig kilde
• sørge for at arkivmaterialet oppbevares i sin historiske, administrative og juridiske kontekst og følge godkjente prinsipp for danning, vedlikehold og arkivering, for oppbevaring, sikring, bevaring og konservering, og for ordning, katalogisering og tilgjengeliggjøring
• sikre autensiteten til materialet under bruk, ordning og bevaring, og at arkivene ikke blir forringet under kassasjonsbehandling
• sikre at dagens informasjons- og arkivsystem har innebygd rutiner som sikrer bevaring, slik at dokumentene vil være tilgjengelig og yte hjelp til brukere
• påse at personvern og sikkerhet blir ivaretatt uten at informasjon blir ødelagt

I NOARK-4/5 og KOARK formuleres følgende oppgaver for arkivfunksjonen i offentlig forvaltning:

• holde oversikt over dokumenter som er til behandling (saksdokumenter)
• plassere dokumentene i deres behandlingsmessige sammenheng (saker)
• fordele dokumentene til behandlingsleddet
• arkivere dokumenter som er behandlet
• besvare interne og eksterne forespørsler om behandlingsstatus og om innholdet i dokumenter
• søke/hente frem dokumenter på forespørsel
• låne ut dokumenter eller distribuere kopier på forespørsel etc
• sette bort arkivert materiale
• avlevere materiale til arkivdepot

Følgende oppgaver listes opp som de sentrale kvalitetssikringselementene i arkivfunksjonen:

• arkivtjenesten merker og registrerer alle henvendelser utenfra og kontrollerer at de blir besvart
• arkivtjenesten følger opp behandlingsfrister på henvendelser utenfra (forfallskontroll) og virksomhetens selvpålagte frister
• arkivet dokumenterer både foranledningen til saksbehandling (henvendelser utenfra), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter og kommentarer, konsepter etc) og resultatet av behandlingen (utgående brev, vedtak, avtaler etc)
• arkivtjenesten sørger for systematikk og sammenheng i arkivet slik at det kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for egen ledelse og saksbehandling, for rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og for ettertidens kunnskap og forståelse (forskning mv)

I en eldre lærebok, (Paasche 1967 s 14-15), beskrives arkivets betydning og målsetting på følgende måte:

"Tidsmessig arkivtjeneste med gode arkivrutiner er av stor betydning for å oppnå en effektiv administrasjon. En tar vare på sine arkiver for til enhver tid å kunne skaffe frem de nødvendige opplysninger til bruk for det daglige arbeidet. Arkivet er et hjelpemiddel og må legges opp slik at det kan tjene saksbehandlingen og samtidig, og ikke minst, gi en sikker oppbevaring av arkivaliene….. Arkivet er ikke et mål i seg selv, og har kun sin berettigelse ved måten det oppbevarer arkivstoffet på, og ved den service det kan yte til dem som bruker arkivet….. Arkivet skal ikke være en lagerplass for papirproduksjon, men et oppslagsverk til støtte for saksbehandlingen og et symbol på kontinuitet i institusjonen/bedriften".

Vi kan sammenfatte ovenstående ved å si:

• Arkivtjenestens hovedoppgave er å sikre at den informasjon Eidsvoll kommune selv produserer og behandler blir tatt vare på slik at den tjener som dokumentasjon for samtid og ettertid. Arkivets primære funksjon er å være et administrativt arbeidsredskap. Av sekundær funksjon er dokumentasjon av saksbehandling og vedtak for rettslig og forskriftsmessig bruk.
• Målet til arkivtjenesten er å være en tilgjengelig informasjonsbase for all saksbehandling som registreres og sikre lagringen av arkivverdig materiale
• Arkivtjenesten skal være et serviceorgan som leverer tjenester og produkter innenfor informasjonsbehandling. Den skal bidra til å virkeliggjøre virksomhetens målsetting, forretningsidé og effektivitet ved til enhver tid å tilføre brukerne riktig kunnskap og erfaringsoverføring.

Samtidig som en ser på målformulering og oppgaver, må en betrakte de forhold som sørger for at arkivfunksjonen som sådan holder kvalitet. Viktige faktorer her er plassering av ansvar og rettigheter samt den fysiske organiseringen av selve arkivtjenesten.

Sammenfatning av overordnede retningslinjer for arkiv:

Det er arkivtjenestens oppgave å holde oversikt over dokumentasjonen, skape sammenheng mellom enkeltdokumenter og saker slik at tidligere avgjørelser forbindes med dagens saksbehandling og sørge for at dokumentasjonen til enhver tid er aktuell, oppdatert, tilgjengelig og autentisk. Forutsetningen for dette er at tilgang, oppbevaring og bruk av informasjonen er kontrollert. Dermed må arkivtjenesten ha ansvar for funksjoner som er sentrale i den daglige dokumentbehandlingen, som mottak, begrensning, koding, distribusjon, tilgjengeliggjøring og lagring av informasjon. Dette omfatter all dokumentasjon, både den egenproduserte og den mottatte, papirdokumenter, elektronisk dokumentasjon, foto, filmer, video og bånd.

Arkivtjenestens oppgave er å sikre organet oppdatert og fullstendig dokumentasjon og ettertiden et fullverdig og representativt kildemateriale. Samtidig skal tjenesten være aktiv støttefunksjon for saksbehandling og oppgaveutførelse. Arkivtjenesten skal dermed ha:

• løpende ansvar for at aktiv dokumentasjon blir behandlet og ivaretatt etter gjeldende regelverk (arkivdanningen)
• løpende ansvar for forvaltningen av dokumentasjonen til den skal avleveres til arkivdepot

Formålene ivaretas ut fra følgende oppgaver:

• fange opp all relevant dokumentasjon med sikte på oversikt og kontroll
• sørge for at dokumentasjonen til enhver tid er

• • tilgjengelig ved registrering og arkivering etter godkjente retningslinjer
  • systematisk ved at dokumenter blir plassert i behandlingsmessig sammenheng (saker)
  • relevant gjennom aktiv arkivbegrensning og periodisering
  • oppdatert gjennom arkivbegrensning og konvertering
  • sikret mot ødeleggelse, tap og urettmessig innsyn ved forsvarlig oppbevaring

• yte faglig støtte til arkivmedarbeidere, saksbehandlere og publikum ved å
  • styre dokumentdistribusjonen slik at relevant dokumentasjon når behandlingsleddet til rett tid
  • betjene fysiske arkiver på forespørsel og foreta utlån og kopiering
  • holde oversikt over dokumenter som er til behandling
  • drive oppfølging overfor behandlingsleddet
• være fagenhet i arkivspørsmål

§ initiere og utarbeide rutiner for arkivarbeidet

§ veilede i og vedlikeholde klassifikasjonssystemer (arkivnøkler og fagsystemer)

§ ansvarlig for fysiske arkiver og elektroniske arkivsystemer (databaser)

§ ansvarlig for fysisk arkivutstyr, oppbevaringslokaler og magasiner

§ følge med i den arkivfaglige utviklingen og initiere nye muligheter

o klargjøre og overføre materialet til depot

§ ansvar for at det er foretatt nødvendig ordning og kassasjon i materialet

§ utføre forsvarlig pakking og merking av materiale

§ utarbeide avleveringslister/overføringslister

§ avlevere materiale til depot

Elektroniske arkiv er edb-system som tar i mot, produserer og lagrer saksdokumenter og andre arkivdokumenter elektronisk. Arkivforskriften § 2-13 godkjenner bruk av slike system når de tilfredsstiller bestemte krav:

 ”Saksdokument i offentlege arkiv kan lagrast elektronisk. Ein føresetnad for slik lagring er at det blir nytta fullgode system, rutinar, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjende av Riksarkivaren gjennom generelle føresegner eller enkeltvedtak. Riksarkivaren kan fastsetje at visse typar arkivmateriale også skal arkiverast på papir. 

Både den elektroniske og ein eventuell papirbasert versjon av dokumenta kjem inn under reglane i kap V om behandling av eldre og avslutta arkiv. Riksarkivaren kan fastsetje at anten begge versjonane eller berre den eine skal avleverast til arkivdepot.”